[連載:ツボとコツ!第4回] プレゼン資料作成は「プロジェクト」として捉えよう

 

みなさまこんにちは!奥秋です。
3/26に発売された 「元外資系コンサル会社のパワポの達人が教える!プレゼン資料作成のツボとコツがゼッタイにわかる本」から、特にお伝えしたい内容を抜粋してお伝えしています!

第4回のテーマは「プレゼン資料作成は「プロジェクト」として捉えよう」です。

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資料作成は「プロジェクト」として捉えよう

 

「さあ、プレゼン資料を作成しよう!」
・・・と、気合を入れてプレゼン資料の作成を開始するとき、最初にパソコンを起動してPowerPointを立ち上げていませんか?

かつての私もそうでした。しかし、プレゼン資料作成の経験を積むことで、それは実は非常に効率が悪いことだと気づきました。

 

・・・プレゼン資料つくるならパワポ立ち上げるよね!

 

「プロジェクト」とは何か?

 

あなたも様々な業務で「プロジェクト」に参加することがあるかと思います。プロジェクトとは「一定の目的・ゴールを決めて、定められた期間内でやり遂げること」を意味します。

例えば、システムを作るお仕事であれば、システムが正常に動いて利用者が使えるようになる日(期日)や使える予算が決められていて、期日から逆算して仕様(プロジェクト期間内にやること)や対応に必要な人数などを決定します。あるいは、会社の月次決算処理のお仕事であれば、全社の経理情報がデータとなって揃っているべき日(期日)があって、そこから逆算して請求書や仮払精算などの書類を集めたり、データ入力を行います。

このように、「目的」「ゴール」に対して「期日までに」取り組むものは、プロジェクト管理を行うことが一般的です。プロジェクト管理により、必要なタスクの抜けもれがないことや、途中経過ごとの状況確認、遅延が発生していないか、何か進行の阻害になっていることはないか、等を確認しながら進行することができます。

 

「プレゼン資料作成プロジェクト」の必要性

 

プレゼン資料作成についても、一般的なプロジェクトと同じように「一定の目的・ゴールを決めて、定められた期間内でやり遂げること」が求められます。そう、プレゼン資料作成においても、プロジェクト管理を行うことでより効率よく、良い内容に仕上がるのです。

さらに言うと、この「プロジェクト管理」こそが、パワポ残業を撲滅する重要な要素になるのです。

 

 

プロジェクト「プレゼン資料作成プロジェクト」はどう進めるの?

 

プレゼン資料作成プロジェクトは、以下のステップで進めていきます。

2-1-1

プレゼンの目的やゴールを考えるという「アナログ作業」からはじめて、PowerPointに向かうのは後半。
練習しながら資料をブラッシュアップしていく、という方法をお勧めしています。

 

 

続きをもっと読みたいかたは

 

書籍の中では、今回ご紹介しているプロジェクト管理の7つのステップを詳しくご紹介しています。

パワポ操作法・業務効率化Tipsはもちろん、プレゼン資料を作成するときの思考方法や構成手順など、必要な箇所から読んでもらえるように構成してあります。

是非、書籍で続きをご確認いただき、「相手へのプレゼント」になるプレゼン資料作成のツボとコツを手に入れてくださいね!

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